Häufige Fragen zum Thema digitales Steuerbüro
Uns erreichen viele Fragen rund um das Thema »digitales Steuerbüro.« Die wichtigsten Antworten
zu den großen Themen Buchhaltung, Sicherheit rund um die Daten, Abläufe und Zugriffe auf Daten,
Verfahrensdokumentation etc. finden sie hier.
Die von der DATEV berechneten Lizenzgebühren für Unternehmen Online i. H. v. 10,50 € + Auslagen für Speicherplatz geben wir 1:1 an unsere Mandantinnen und Mandanten weiter.
Grundsätzlich gilt für alle Belege die Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren in jener Form, in der die Dokumente im Unternehmen eingehen. Papierhafte Belege, die eingescannt wurden, dürfen nur dann vernichtet werden, wenn es eine sogenannte Verfahrensdokumentation nach GoBD gibt. Wir unterstützen Sie gern bei der Erstellung.
Grundsätzlich gilt für alle Belege die Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren in jener Form, in der die Dokumente im Unternehmen eingehen. Papierhafte Belege, die eingescannt wurden, dürfen nur dann vernichtet werden, wenn es eine sogenannte Verfahrensdokumentation nach GoBD gibt. Wir unterstützen Sie gern bei der Erstellung.
Zuerst erfolgt die Registrierung Ihres persönlichen Zugangs bei DATEV durch uns im Steuerbüro. Anschließend erhalten Sie ein Schreiben von DATEV mit Ihren Zugangsdaten zur Registrierung. Damit Ihr Login sicher und verschlüsselt ist, erfolgt die Authentifizierung wahlweise über die DATEV SmartLogin-App auf dem Mobiltelefon, oder über die sogenannte SmartCard im SIM-Format. Dabei handelt es sich um einen USB-Stick, mit dem die Anmeldung zum gesicherten DATEV-Bereich auf Ihrem Endgerät möglich ist, sobald der Stick am Gerät gesteckt ist. Das Smart Login ist eine mobile App.
Die Nutzung von DATEV Unternehmen Online macht weitere Investitionen in Neukauf oder Aktualisierung der Hard- und Software für die Archivierung überflüssig, da alle relevanten Funktionen bereits damit abgedeckt werden können. Die Archivierung erfolgt in der DATEV-eigenen Cloud ohne zusätzlichen Aufwand automatisch mit dem Einreichen der Buchführungsdaten, z. B. für die Übermittlung der Umsatzsteuer-Voranmeldung.
Die DATEV-Lösungen sind durch eine externe Wirtschaftsprüfungsgesellschaft nach den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) geprüft. Die Ordnungsmäßigkeit ist bestätigt.
Die DATEV-Lösungen sind durch eine externe Wirtschaftsprüfungsgesellschaft nach den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) geprüft. Die Ordnungsmäßigkeit ist bestätigt.
Belege können eingescannt, per Mail-Weiterleitung oder per Scan-App auf dem Mobiltelefon in DATEV Unternehmen Online hochgeladen werden. Unabhängig vom Eingangskanal können die Bild- oder PDF-Dateien dann als Belegbilder von Ihnen und vom Steuerbüro gesichtet, bearbeitet und gebucht werden.
Wer sich mit der Einführung der Digitalisierung im Unternehmen beschäftigt, dem können Themen wie Datensicherheit, Transparenz nach außen oder auch Kosten für die Umstellung interner Prozesse auf eine digitale Buchführung als mögliche Nachteile begegnen. Verschärfte Regelungen im Datenschutz führen zu einem hohen Datensicherheitsstandard, der den Schutz Ihrer unternehmensinternen Daten gewährleisten kann. So wird die Sorge um zu viel Transparenz überflüssig.
Aus Kostengesichtspunkten lässt sich grundsätzlich feststellen, dass nach den überschaubaren Anfangsinvestitionen für die Umstellung die Buchführungskosten bei digitaler Vorgehensweise insgesamt nachhaltig sinken.
Gesetzliche Anforderungen bspw. an die Bereithaltung der Belege im Falle von Prüfungen oder auch die elektronische Kassenführung machen einzelne Digitalisierungsschritte im Unternehmen unabdingbar. Nicht nur auf Seite der Unternehmen, Kunden und Steuerbüros, auch seitens der Finanzverwaltung und anderer Verwaltungsinstitutionen steigt der Grad der Digitalisierung an. Wir gehen somit in den kommenden Jahren von einem immens steigenden Markt-, Kosten- und Ressourcendruck in Bezug auf den Digitalisierungsfortschritt jedes Unternehmens aus. Daher lautet unsere Empfehlung: Lassen Sie uns gemeinsam den Grundstein legen und in die digitale Zukunft Ihres Unternehmens starten!
Als Plattform für den Austausch digitaler Dokumente kann Unternehmen Online grundsätzlich auch für die Belege der privaten Einkommensteuer verwendet werden. Das bietet sich vor allem dann an, wenn Sie als Unternehmer sowohl Ihre betrieblichen als auch Ihre privaten steuerlichen Angelegenheiten im Steuerbüro bearbeiten lassen. Für die reine Einkommensteuer bietet DATEV darüber hinaus auch eine separate Softwarelösung an: Mit DATEV Meine Steuern kann die private Einkommensteuer ebenso bequem erledigt werden, wie die Buchführung mit Unternehmen Online. Praktisch: Für die Digitalisierung der Belege per Scan-App auf dem Mobiltelefon kann für jedes DATEV-Programm die Belegscan-App Upload Mobil genutzt werden.
